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教職員の更新申請

IC職員証の更新についてのFAQ

有効期限が迫っているIC職員証をお持ちの皆様には,申請時にご登録いただいたメールアドレス宛に,随時更新申請のご案内をお送りしています。 ここでは,更新申請について利用者の皆様からいただいた質問を以下にまとめておりますので,参考になさってください。

[1]【Web申請事前準備】
申請時には、どんな写真を用意したらいいですか?
・写真はデータ化したものをご準備下さい。
・申請画面の写真欄にある「参照」ボタンでアップロードを行って下さい。
・アップロード可能な写真ファイルは、「サイズ10KB以上500KB以下のjpg形式」となっております。
・ファイルサイズをご自身で加工できない場合は、更新案内メールに記載のアドレスまでご連絡下さい。
・正面・脱帽で、顔全体(背景なし)が写っていれば、使用可能です。
 カードに印刷するための写真の加工作業(縦横比5:4にて顔部分の切り取り)は当事業室で発行時に行います。
・6ヶ月以内に撮影した写真を用意して下さい。
[2]【Web申請事前準備】
手数料は必要ですか?
 更新申請には、カードの再発行手数料は基本的に必要ありませんが、
前カードを紛失・破損した際は、再発行手数料が必要となります。
 ※ただし、前カードの有効期限以降の更新であれば手数料は不要です。
[3]【Web申請事前準備】
更新申請はいつからできますか。
更新案内メール(例年12~1月頃)の到着をもって申請をお願いしています。
ご利用中のIC職員証に記載の有効期限がその年の年度末の場合は更新申請対象者となります。
[4]【Web申請時】
Web申請したところ、「更新」では無く、「再交付」の画面しか出てこない。
カード本体の有効期限切れによる更新のため、ログイン時のIDだけではシステム的に
判断できず、通常の「再交付」と同じ手続きとなっております。
そのまま申請処理を行って下さい。  
[5]【Web申請時】
「手数料免除コード」の入力は必須ですか?
また、入力し忘れた場合はどうなりますか?
対象者の方にお送りしている「IC職員証の更新について」のメールでご案内の通り、
「手数料免除コード」の入力をもって前カードの所持を確認しております(後日新しい
カードと交換して回収いたします)。
 紛失の場合は手数料が必要となりますので、必ずご入力をお願い致します。
 ※ただし、前カードの有効期限以降に更新する場合は手数料は不要です。
 入力を忘れた場合は、承認が否決されるか、承認部署(ご所属の人事)からコードの
問い合わせがあります。否決の場合は再申請行って下さい。
[6]【Web申請時】
所属がわかりません。
基本的には、ご所属の人事となっております。
御不明な場合は、人事担当窓口一覧のページでご確認下さい。
人事で承認後、発行となっております。
ご所属以外を選択された場合は、承認ができず一旦否決されてしまいますのでご了承下さい。
人事担当窓口一覧
[7]【Web申請後】
申請をして、「承認がおりました」とメールが来ました。
届くのはいつですか?
 通常のIC職員証の発行と同じく、承認がおりた後、随時発行、発送しています。
1週間から2週間ほどで発送される予定です。
[8]【カードについて】
有効期限はいつですか?
券面 (おもて) に表示しています。
※発行年度から5年間となります。
[9]【カードについて】
有効期限が切れたらどうなりますか?
ご利用中のサービス(電子錠・生協・図書館・入構ゲート等)が使えなくなります。
SSO-KIDが有効であっても、カードは一定期間毎に更新が必要です。
[10]【カードについて】
旧職員証と新職員証の移行期間はどうなりますか?
旧職員証は、新職員証がお手元に届くまでご利用できますが、新職員証と交換となります。
新職員証は、発行日より使用可能です。
有効期限までに、新職員証が届きサービスの移行手続きを行えるよう申請していただければ、ご利用の空白期間を短くすることができます。
そのため早めの案内をしております。
※年度末・初は繁忙期になるため通常より発行が遅れる可能性があります。
[11]【カードについて】
更新申請を忘れていました。
有効期限が過ぎていますがどうすればいいですか?
 有効期限が過ぎても更新申請は可能です。速やかに申請をお願いします。
[12]【カードについて】
有効期限切れのタイミングで退職しますが、申請したほうがいいでしょうか?
また再雇用の場合はどうしたらいいですか?
 ご案内時点で在職の方にメールをお送りしています。ICカード有効期限内に退職される方は、更新申請の必要はございません。
退職後、再雇用を予定されている方は、再雇用後SSO-KIDを確認して申請されることをおすすめします。
※再雇用によってSSO-KIDや個人番号が変わる(=ICカードも再発行が必要となる)可能性があるため。
[13]【新しいカードが届いてから】
新しいカードが届いたら、そのまま生協や入構ゲートは使えますか?
 サービス利用申請時にカード本体への書き込みをしたサービスは、
再発行されたら新しいカードへも書き込みが必要になります。
 各サービスの窓口の指示にしたがって、移行を行って下さい。
[14]【新しいカードが届いてから】
新しいカードへ入構ゲートの移行手続きを行うのに、古いカード等は必要ですか?
 古いカードは必要ありませんが、入構証用の「再発行申請書」が必要となります。新しいICカードと、入構証(紙)、許可が下りた再発行申請書を持って生協(入構証発行対応店舗)へ持って行って下さい。
※再発行申請書は、各部局の人事・庶務係からお受け取りいただけます。
[15]【新しいカードが届いてから】
更新したら職員証に記載のマトリックスパスワードや、SSO-KIDは変わりますか?
 カードの耐久期間にもとづいた再交付ですので、マトリックスパスワードや、SSO-KIDといった内容は変更されません。
SSO-KIDの認証、認可サービス(※参照)はそのままご利用できます。
SSO-KID 対応サービス一覧
[16]聞きたいことがFAQにありません。
「よくある質問」のページにも掲載のないお問合わせにつきましては

メール:info-mnrg (at) iii.kyushu-u.ac.jp
(at) の部分はアットマーク@に置き換えてください。
電話:内線 伊都2691
までご連絡下さい。
よくある質問

紛失時の連絡先
ic-rep(at-mark)iii.kyushu-u.ac.jp
  *(ar-mark) を半角@に置き換えてください
(学外での紛失など,緊急の場合のみ):
092-802-2691( 情報システム部 情報基盤課情報管理室 )